Datenschutzhinweise für Mitarbeiter

gemäß Art. 13, 14 DSGVO

Die folgenden Angaben dienen der Information über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter (intern und/ oder extern). Diese Datenschutzinformationen gelten nicht, soweit Sie im Rahmen der Bewerbung oder später in die Verarbeitung von auf Ihre personenbezogenen Daten eingewilligt haben. Dann gelten die Informationen, die wir zusammen mit der Einwilligung erteilt haben.

Diese Erklärung kann sich ändern. Bitte informieren Sie sich in regelmäßigen Abständen über hier eingestellte Änderungen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 4 Abs. 7 DSGVO:

prognum Automotive GmbH
Löffelstraße 22-24
D-70597 Stuttgart
Tel.: +49 711 400 466-0
E-Mail: info@prognum.de

Vertreten durch:
Dipl. Wirt. Ing. (FH) Manuel Garcia Navas (Geschäftsführer)

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten:

prognum Automotive GmbH
z. Hnd. der Datenschutzbeauftragten
Löffelstraße 22-24
70597 Stuttgart
Tel.: +49 711 400 466 – 0

E-Mail:  info@prognum.de
z. Hnd. der Datenschutzbeauftragten

Zweck der Datenverarbeitung, Erforderlichkeit, Rechtsgrundlage

Im Beschäftigungsverhältnis verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (z.B. Entgeltzahlung, Qualitätsmaßnahmen, Übermittlung an Kunden) oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Zu den Qualitätsmaßnahmen kann es gehören, dass wir Kunden befragen (z.B. durch einen Kundenfragebogen) oder selbst eine Einschätzung vornehmen.

Ihre Daten sind insoweit gesetzlich und vertraglich für die Vertragsdurchführung erforderlich, sonst kann das Beschäftigungs- oder Vermittlungsverhältnis nicht durchgeführt werden.

In einem bestehenden Beschäftigtenverhältnis sind Sie in bestimmten Fällen zur Preisgabe Ihrer personenbezogenen Daten vertraglich oder auch gesetzlich verpflichtet. Eine vertragliche Pflicht besteht unter anderem für alle Daten, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind. Gesetzliche Pflichten zur Preisgabe können beispielsweise bei Krankheit oder bezüglich Umständen, die sich auf abzuführende Steuern oder sonstige Abgaben auswirken. Die Verletzung dieser Pflichten kann Bußgelder, Schadensersatzansprüche und weiteren arbeitsrechtliche Sanktionen nach sich ziehen.

Zu den Daten, die zur Erfüllung der genannten Aufgaben verarbeitet werden, gehören unter anderem Daten zu den Bereichen

• Durchführung Bewerbungsverfahren und Beschäftigungsverhältnisse;
• Auszahlung der Löhne, Abfuhr von Steuern, Sozial – und sonstiger Abgaben
• Ausbildung und Entwicklung von Mitarbeitern;
• Weiterbildungen;
• Abwesenheiten;
• Disziplinarwesen;
• Gesundheit der Angestellten;
• Sicherheit;
• strafrechtliche Verurteilungen.

Konkret betrifft dies unter anderem die folgenden Daten:

• Name
• Geburtsdatum
• Adresse
• Arbeitserlaubnis
• Qualifikation
• Leistungsbeurteilungen
• Angaben in Bewerbungsunterlagen
• Qualifikationen und Zeugnisse
• Bankverbindungsdaten
• Arbeitserlaubnis
• Lohn-/Entgeltdaten
• Sozialversicherungsdaten
• Steuerdaten (Steuerklasse, Freibeträge,…)
• Berufsgenossenschaftsangaben

Rechtsgrundlage der Verarbeitung sind § 26 Abs. 1 und 2 BDSG oder Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Daten, die zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, umfassen unter anderem Daten zu folgenden Themen:

• Steuern;
• Krankenversicherung,
• Krankengeld, Elterngeld,
• Urlaubszeit,
• Arbeitserlaubnis
• Auswertungen für gesetzliche Zwecke

Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG oder Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO

Verarbeitung von Kategorie-Daten

Die DSGVO definiert „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ als Informationen, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung sowie kriminelle Anschuldigungen, Verfahren oder Verurteilungen. Unter bestimmten und begrenzten Umständen erlaubt die DSGVO, dass wir ohne die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter sensible personenbezogene Daten verarbeiten.

Dazu gehören die folgenden Fälle:

(a) Wir verarbeiten Daten über den Gesundheitszustand eines Mitarbeiters, beispielsweise, wenn es notwendig ist, Abwesenheiten wegen Krankheit zu erfassen oder um alle notwendigen Vorkehrungen oder Anpassungen am Arbeitsplatz im Falle einer Behinderung treffen zu können oder um Beschäftigungsverbote zu beachten. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel nicht ohne das Wissen und die Zustimmung des Mitarbeiters.

(b) Daten über die strafrechtlichen Verurteilungen eines Mitarbeiters werden gespeichert, sofern dies erforderlich ist für die Vertragsdurchführung.

Empfängerkategorien

Daten zu Ihrer Person können interne Stellen erhalten, die bestimmungsgemäß mit der Durchführung der erforderlichen Geschäftsprozesse betraut sind (z.B. Personalverwaltung, Buchhaltung, Controlling, Steuerbüro, Kreditinstitute, IT-Dienstleister).

Daten können außerdem an externe Stellen (Dienstleistungsunternehmen) übermittelt werden. Dies können einerseits Auftragnehmer sein, die entsprechend Art. 28 DSGVO zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten im Auftrag eingeschaltet werden oder weitere externe Stellen wie z.B. Steuerbüro oder Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen, Zahlungsdienstleister) zur Erfüllung der oben genannten Zwecke.

Außerdem können öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns während des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses und zu dessen Beendigung, jeweils und darüber hinaus nur soweit rechtmäßig, etwa im Rahmen bestehender Aufbewahrungspflichten gespeichert:

Unterlagen zu Versorgungsansprüchen                                                                                    30 Jahre

Kaufmännische Unterlagen, insbesondere Buchungsbelege,
Gehaltslisten, Lohnbelege                                                                                                              10 Jahre

Zahlungsbelege für Vergütung (soweit diese keine Buchungsbelege sind);
sonstige Unterlagen und Allgemeine Korrespondenz mit Bedeutung
für die Besteuerung; Arbeitszeiten- und Überstundenlisten                                                6 Jahre
Sozialversicherungsrechtliche relevante Unterlagen (Entgeltunterlagen)                       Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV)                                                                                                                                                                   folgenden Kalenderjahres (siehe § 28f SGB IV)

Aufzeichnungen zur Künstlersozialabgabe                                                                               5 Jahre
Personalakte                                                                                                                                      3 Jahre
Arbeitszeitnachweise, sofern kein Buchungsbeleg                                                                 2 Jahre
Bewerbungsunterlagen                                                                                                                  max. 6 Monate
Aufzeichnungen zum Mutterschutz                                                                                            2 Jahre

Automatisierte Einzelfallentscheidung

Als Mitarbeiter unterliegen Sie keiner automatisierten Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Hinweis Betroffenenrechte

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weiter gehende Informationen zur Datenverarbeitung.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung oder ggf. Vervollständigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern die Daten nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder sonst ein Löschungsgrund im Sinne von Art. 17 DSGVO vorliegt und der Verantwortliche nicht berechtigt ist, der Löschung zu widersprechen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist, etwa die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Soweit die Datenverarbeitung sich auf ein berechtigtes Interesse unsererseits stützt oder es sich um Direktwerbung handelt, hat die betroffene Person das Recht, aus den in Art. 21 DSGVO genannten Gründen, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Die betroffene Person hat im Rahmen von Art. 20 DSGVO das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)

Jede betroffene Person hat unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.